Personvernerklæring pr Juni 2023
Denne personvernerklæringen forteller hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger. Smart Solution AS, org.nr. 986901051, (i denne erklæringen omtalt som "Smart Solution" eller "vi") er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Den behandlingsansvarlige skal påse at all behandling og håndtering av personopplysninger skjer i samsvar med de til enhver tid gjeldende personvernregler. Behandlingsansvarlig kan kontaktes som beskrevet i punkt 7.
For forskjellige formål kan vi trenge andre personopplysninger. Hvilke personopplysninger og formålet med disse er beskrevet her i personvernerklæringen.
1 Personopplysninger
Nettside
Når du besøker nettsiden smrt.no/smartsolution.no så lagres det ikke personopplysninger, vi registrerer IP-adressen til den besøkende og nettleserversjon som benyttes. Om du benytter skjemaet «kontakt oss» for å komme i kontakt med oss, så registreres den informasjon du legger inn i skjemaet. Denne videresendes pr e-post til salgsavdelingen som responderer på din henvendelse og sletter mailen med innsendt skjema etter at den er besvart.
Brukertilgang/aktiv bruker/innlogging til tjenester med brukernavn/passord
Når du er bruker av Smart Solution sine tjenester eller tjenester distribuert av Smart Solution
For å være bruker av tjenestene som leveres eller distribueres av Smart Solution, må det opprettes en kunde/brukerprofil, vi trenger ditt navn, mobiltelefon nummer og e-post. Dette er informasjon som blir gitt oss ifb med etablering av kundeforhold, eller ved opprettelse av ny brukertilgang for deg som er ansatt i ett selskap som benytter våre tjenester.
Dette er nødvendig for at vi skal kunne tildele deg en brukertilgang, sende nytt passord og koble din bruker opp til den bedriften du jobber for og at du kan ta i bruk de tjenester de abonnere på for deg.
Vi vil beholde din brukerprofil så lenge du er en aktiv bruker/kunde hos oss. Din brukerprofil kan derfor ikke slettes når du aktivt bruker av tjenester levert fra oss eller 3. dje part.
Når du logger på tjenester levert fra Smart Solution, underleverandør eller 3. dje part, så vil følgende informasjon lagres:
Dine siste 10 innlogginger logges og inneholder følgende informasjon:
Når du logger inn/ut/avbrutt sesjon - dato/klokkeslett
Det logges også navnet din PC/Mac/Pad har, samt IP adresse og geolokasjon.
Denne informasjonen lagres av sikkerhetsmessige hensyn og det er kun de 10 siste innloggingen som blir lagret før de automatisk blir slettet roterende.
Når du ikke lenger har behov for brukertilgang så vil alle dine brukerdata bli slettet, personopplysninger blir slettet når selskapet du er ansatt hos ber om det, eller at du selv ber om det pr e-post til support med It-kontakt i kopifeltet.
1.1 Dine rettigheter
Du har rett til innsyn i dine personopplysninger som Smart Solution har registrert i samsvar med gjeldende lovgivning. Du kan til enhver tid be om å motta disse opplysningene uten vederlag i tråd med lovgivningen. Opplysninger skal utleveres/overføres på en sikker måte. Dersom den registrerte inngir anmodningen elektronisk, og med mindre den registrerte anmoder om noe annet, skal informasjonen gis i en vanlig elektronisk form.
Du kan også, når som helst, be oss slette eller rette dine personopplysninger, forutsatt at vi ikke er forpliktet til å oppbevare disse i henhold til gjeldende lovgivning eller andre forpliktelser vi har.
Du har rett til å få utlevert egne personopplysninger som du har gitt til Smart Solution - dataportabilitet. Dersom det er teknisk mulig, kan vi sende disse opplysningene direkte til ny virksomhet. Hvis ikke vil vi sende opplysningene til deg via e-post.
Alle personopplysninger vi sender til deg i disse sammenhenger er kostnadsfritt for deg og vil sendes i kryptert filformat.
Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du opplever at dine personopplysninger ikke blir behandlet i henhold til denne erklæringen.
1.2 Arkivering av personopplysninger
Opplysningene lagres så lenge det er nødvendig ut fra formålet med behandlingen. Vi vil slette personopplysningene innen 3 mnd., når du slettes som bruker, etter at din brukertilgang er stengt eller at vi har håndtert din siste henvendelse, oppfylt din avtale eller vår rettslige forpliktelse.
I stedet for å slette alle opplysningene, kan det hende vi i stedet velger å fjerne identifiserende opplysninger fra personopplysningene, slik at opplysningene ikke lenger kan knyttes til deg (anonymisering) og beholder den anonyme informasjonen. Slik anonym informasjon vil vi i så fall lagre for bruk i analyser og statistikk, for å tilpasse og utvikle tjenester med hensyn til brukernes ønsker og behov.
Opplysninger vi bruker til markedsføringsformål, vil vi slette eller anonymisere når du ber oss om det, enten ved å kontakte oss, eller i lenker i våre henvendelser til deg.
1.3 Sikring av personopplysninger
Smart Solution har gode rutiner og omfattende tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til dine personopplysninger, og at behandlingen av data skjer i samsvar med kravene i gjeldende lovgivning. Eksempler på slike tiltak er risikovurderinger, implementering av organisatoriske og fysiske tiltak, tilgangsstyring og arkiveringsrutiner, samt rutiner for håndtering av data og oppfølging av forespørsler vedrørende retten til innsyn, retting og sletting.
Du kan være trygg på at Smart Solution lagrer dine personopplysninger på en sikker måte.
2 Informasjonskapsler (Cookies)
Cookies er informasjonskapsler som lagres i nettleseren din, og som registrerer hvilke sider du har besøkt. På vår nettside benytter vi cookies/informasjonskapsler for å se hvordan kundene våre bruker nettsidene våre, slik at vi kan gjøre dem bedre og mer relevante. Cookies er kun knyttet til IP-adressen din, og utleverer derfor ikke andre personlige opplysninger. Hvis du ikke ønsker at denne informasjonen skal registreres når du besøker vår hjemmeside, kan du velge dem bort under "internet options" i nettleseren din.
Våre egne informasjonskapsler, så kalte førsteparts informasjonskapsler, er nødvendige for at nettsiden skal fungere (tilpasse sidevisning til skjermstørrelse mm)
Disse informasjonskapslene er det ikke mulig å velge bort, og vårt behandlingsgrunnlag for dette er av berettiget interesse. (GDPR art. 6 f).
Vi bruker også såkalte «tredjeparts informasjonskapsler», som sporer brukeratferd på tvers av nettstedet. Disse blir brukt til analyse av brukeratferd på nettsiden og gjennom det forbedrer nettsiden for deg som bruker.
Vi bruker «tredjeparts informasjonskapsler» fra Google.
2.1 Slik kan du unngå informasjonskapsler (Cookies)
Om du ønsker å unngå bruk av informasjonskapsler kan du stille inn din nettleser til å ikke akseptere disse. Se nettleserens hjelpesider for innstillinger.
3 Hvor opplysningene lagres
Vi lagrer dine personopplysninger innenfor EØS-området. I visse tilfeller kan det imidlertid være nødvendig å overføre personopplysninger til våre samarbeidspartnere utenfor EØS, og vi vil da påse at behandlingen underlegges et tilsvarende eller bedre vern enn det som gjelder innen EØS og at det ellers skjer i tråd med gjeldende regler og retningslinjer fra EU og norske myndigheter. Hvilke samarbeidspartnere dette kan gjelde, er opplyst under punktet underleverandører.
Overføring av data utenfor EU eller EØS
Som hovedregel overfører vi ikke data utenfor EU eller EØS. I noen situasjoner (for eksempel hvor tjenesteleverandøren eller serverne til tjenesteleverandør befinner seg utenfor EØS), kan vi likevel også overføre personopplysningene vi har samlet inn til land utenfor EØS, der nivået av databeskyttelse ikke nødvendigvis er funnet å være like tilstrekkelig av EU-kommisjonen (for eksempel USA (Microsoft og Zendesk).
4 Personopplysninger til tredjepart
Smart Solution vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere dine personopplysninger enn som beskrevet i personvernerklæringen. Dine data vil kun deles hvis vi har rettslig grunnlag for det, for eksempel hvis vi er rettslig forpliktet, eller vi får ditt samtykke. Samarbeidspartnere vil kun få innsyn i opplysningene hvis dette er nødvendig for å utføre tjenester for Smart Solution. I slike tilfeller inngås databehandleravtaler for å ivareta informasjonssikkerheten. I tillegg vil Smart Solution bestemme hvordan behandlingen av opplysningene skal foregå. Mer informasjon om hvilke samarbeidspartnere dette kan gjelde, er opplyst under punktet underleverandører.
5 Nyhetsbrev og kommunikasjon
Som kunde hos Smart Solution, vil du motta nyhetsbrev/driftsmeldinger på e-post og/ SMS. Du kan når som helst be om at slike henvendelser til deg skal opphøre. Du kan avslutte nyhetsbrevene ved å klikke på avmeldingslenken nederst i e-posten. For å avslutte /SMS, må du du sende inn melding om det til suopport, IT-kontakt i din bedrift må stå på kopi i e-posten. Når du velger bort SMS, så vil du ikke kunne få tilsendt nytt passord, re-sette passord eller åpne stengt konto via automatiserte tjenester fra smrt.no.
6 Endringer i erklæringen
Hvis vi gjør endringer i denne personvernerklæringen, legger vi ut den reviderte versjonen her med en oppdatert revisjonsdato. Vi oppfordrer deg til å se igjennom erklæringen regelmessig. Dersom det blir utført større endringer som vesentlig endrer vår personvernpraksis kan vi også varsle deg på andre måter som f.eks. via e-post, eller på selskapets nettside.
7 Kontaktinformasjon
Har du spørsmål om personopplysninger eller ønsker du at Smart Solution skal rette, slette eller utlevere dine opplysninger, så ta kontakt med oss på e-post info (på) smrt.no
Postadresse:
Smart Solution AS
Billingstadsletta 83 4. etg.
1396 Billingstad
Underleverandører pr Juni 2023
GDPR krever at våre kunder skal kjenne til og godkjenne våre underleverandører. Vi har valgt å løse det på en måte som gjør at hver enkelt tjeneste er listet opp med hvilke underleverandører som benyttes. Smart Solution vil alltid opplyse hvilke underleverandører som benyttes. Når tjenesten kommer i ny versjon, så kan underleverandører være endret.
Dersom det foreligger saklig grunn til å ikke aksepterer ny underleverandør, ta kontakt med oss slik at vi sammen finner en best mulig løsning. Hvis ikke annet er spesifikt angitt i tjenestebeskrivelsen så produseres tjenesten i Norge og driftes av norsk personell.
Smart Solution har inngått databehandleravtaler med alle relevante underleverandører.
Advania
Smart Solution har lagt sin produksjon av driftstjenester hos Advania (forhv TeleComputing), og alle plattformer og driftspersonell befinner seg i Norge. Det er dedikert personell som på vegne av Smart Solution drifter og supporterer leverte løsninger og tjenester til Smart Solutions kunder.
TeamViewer
Verktøyet som benyttes for fjernsupport leveres av TeamViewer GmbH, Jahnstr. 30, 73037 Goeppingen, Tyskland.
Vipre Norway/J2 Global Norway AS
Verktøy som benyttes for økt e-post sikkerhet/spamfilter (tidligere Comendo/Fusemail).
https://global.vipre.com/nb/gdpr/
Make AS
Smart Solution AS benytter Make AS (org.nr. 993 555 002MVA) til utsendelse av epost til sine kunder. Make AS er et norsk selskap, som behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende norske personvernregelverk, behandlingsansvarliges instruksjoner og avtale som underleverandør. Make AS garanterer at data ikke lagres utenfor Norge, og alle deler av tjenesten produseres i Norge.
https://www.make.as/personopplysninger/
Heimdal Security AS
Programvareløsning og tjenester knyttet til sikring av lokale endepunkter leveres i Enterprise versjon av Heimdal Security AS (VAT NO. 35802495, VESTER FARIMAGSGADE 1 - 2 SAL, 1606 KØBENHAVN V
https://heimdalsecurity.com/license-agreement-and-privacy-policy
Underleverandører utenfor EU
Zendesk
Supportsystemet blir levert av Zendesk Inc., 1019 Market Street, San Francisco, CA 94103, USA
Smart Solution har egen databehandleravtale med denne leverandøren for å sikre at informasjon i dette systemet behandles i henhold til GDPR direktivet.
Smart Solution har tegnet en egen avtale for at data lagret i supportsystemet lagres i Europa. Brukerdata lagres hos Amazon Web Services (AWS) sitt datasenter i Irland eller Tyskland. Gjennom dette forplikter leverandøren seg til å behandle alle personopplysninger fra EU-medlemsland i tråd med de samme prinsipper som innen EU. Ingen personopplysninger overleveres tredjeparter uten eksplisitt samtykke fra deg.
https://www.zendesk.com/company/privacy-and-data-protection/
Splashtop
Verktøyet som benyttes for fjernsupport fra kundekonsulent leveres av Splashtop Inc, European HQ, Amsterdam
Piet Heinkade 133-135, 1019 GM Amsterdam, the Netherlands
https://www.splashtop.com/security/compliance
